该帖子同步发自:(wagott的博客 访问该博客) 医院库房管理现状
一、 HIS系统在账面上可以做到准确无误,但是一直无法将账面与实物对接,换句话说,账实相符一直是HIS系统难以逾越的鸿沟,也就是说,管理者通过联网的电脑,在各个库存发生点查看的台帐、动态库存等,并不一定与实物相符,相符程度取决于库房操作人员是否遵守规范流程,是否严格按照电子数据来进行实物的核发,事实上,库房操作人员更多是根据习惯执行先进先出,而不再去核对是否按照电子数据来发药。随着时间推移,账实误差会越来越大,最终影响到管理者决策,进而影响到医院的经营。
二、 入库环节:HIS系统录入时根据发票输入供应商、发票号、发票日期、药品基本信息、批号、有效期、数量、采购价等信息,保存到HIS系统时产生总账、明细账。这样的流程有对于库房操作员来说有一个比较繁琐的录入过程,并且在输入批次的时候容易出错。
三、 出库环节:
药品在药库入库后,就要逐次发到各个药房、科室为患者使用。医院目前的出库流程如下:
药房产生请领单 发送到药库 药库核对请领单 按照核对后的请领单发药
该流程有两种操作模式,一种是人工记录,即药房人员拿纸笔到库里逐个查实际药品,需要请领的,在纸上记下,最终产生纸质请领单。然后把请领单送到药库,由药库库管逐个录入,产生出库单,再根据出库单拣出对应药品。
还有就是用药房HIS系统录入请领单(前提是HIS系统药房的库存很准确),保存后,药库系统可以直接调出药房的请领单,根据实际情况修改后,生成出库单,再根据出库单拣出对应药品。
这两种方式的共同问题,就是在实物出库时并没有和出库单核对,只能靠库管人员习惯按照先进先出方式拿药,每个批次的药品是否按照电脑出库单一一对应,只能靠操作人员人工来掌握。
四、 盘点管理
在每个月月末,医院药库要对库房所有药品进行盘点,盘点流程如下:
在HIS中打印出盘点单 拿盘点单逐个货位对药品点数 在盘点单上打勾 【处理有问题的药品】
这样的盘点流程有一个问题就是根据盘点单定位药品位置比较麻烦,如果按照盘点单顺序来盘,需要到不同的位置找到药品,如果按照药品位置来盘,需要在盘点单文件上面到处找对应的药品,医院品种如果很多的的话,需要打印多页盘点单,找起来也不容易。
有的HIS系统增加了货位管理,即盘点单文件打印出来的顺序是按照货位顺序打印的,找起来相对容易一些。
还有就是很难按照批次盘点,因为药品在摆放时并没有严格区分批次,只是人为的把批次靠前的放在外,批次靠后的放在里面,盘点时如果再严格把它们区分开,增加了相当的操作难度。
不能实现库存的动盘与盲盘。
五、 药房入库管理
药房的入库发源于药房的请领单,库管人员先产生请领单,药库通过请领单产生出库单,药房再根据出库单产生入库单,由于先发生了药库出库,所以药房的入库操作要简单得多,绝大部分属于药库调拨入库,操作流程也很简单:
药房人员到药库取走准备好的药品 转移到目的药房 上架 在HIS中调出药库发出的出库单 审核保存
这样就省去了入库的录入过程,保存后直接产生对应药房的总账、明细账。
药房之间偶尔存在借药的情况,这样就会产生借药出库、还药入库的事务类型,但是目前大多数医院管理上不允许借药,客观上减少了药房库存差错率。
患者退药也是药房入库的一种形式,在门诊药房退药基本是最小零售包装,在住院药房退药可以退单片或支。
大多数HIS系统在药房系统入库时把批次合并,药品到了药房就变成单一批次了。
这样带来的问题是在药品退库时,需要药库人员看着药品外包装,输入批次,操作较为繁琐。
六、 药房出库管理
药房的出库相对而言较为复杂,原因是药房的出库有多种表现形式,目前已知的药房出库类型有:
患者领药、方章出库(院长批条)、住院病人发药、院内职工自费取药、公费病人取药、其它未与HIS联网的系统产生的发药等,
其中患者领药是最频繁的出库过程,它和医院的收费系统紧密相连,对于门诊来说是把处方转变为出库单,对于住院来说是把药品医嘱转变为出库单,
其他形式的出库,都需要在药房系统中手工录入对应的药品产生出库单,或者与外部系统做接口,把外部收费系统数据转变为出库单
出库形式的多样化使得药房库存管理更为复杂,每种形式都要做到账实相符,才能保证整个药房库存账实相符,有一个环节跟不上,就会导致整个药房库存账不准。
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